招集通知の構成

招集通知とは、株主総会の案内状のことです。場所や日時はもちろんのこと、この１年間の業績など会社の状況分かるような情報や、今年の株主総会で何を決定したいのかなどが記載されています。原則として全株主に印刷して郵送する必要があり、招集通知の作成は、株主総会準備の最重要事項とも言えます。

一般的に「招集通知」と呼ばれる冊子には、複数の書類が束ねられています。

代表的な構成は以下の通りです。

■狭義の招集通知

株主総会の日時、場所、目的事項などを記載する。

１ページ～２ページ程度となるケースが多い。

■事業報告

会社の現況として業績に関する事項やガバナンスの状況などを記載する。

その会社が上場しているかどうか、どのような機関設計をとっているかなどにより記載事項が変わってくる。

■参考書類

議決権を行使するために参考となる情報として、議案の概要を記載する。

例えば、株主総会で取締役を決定する場合、この取締役がどのような人なのか氏名、生年月日、略歴などを記載する。最近では任意で写真を掲載したり、本人の意気込みを記載する会社もある。

■計算書類

貸借対照表や損益計算書を記載する。

■監査報告書

会計監査人や監査役会（監査等委員会、監査委員会）の監査結果を記載する。

■その他

総会会場の地図や、議決権を行使するための方法など、株主にお知らせしたいことを自由に追加できる。法定事項だけを記載するのか、写真やグラフを使ってビジュアル化するのか、などにより株主総会に対する各社の考え方が分かる。